No.4PDFでの文書確認について
事業所間が離れている場合、記録のサイン、またサインの確認をおこなっているのですが、現在の世論的にはどの程度みとめられるものでしょうか。
またPDF運用を行う場合に、気を付けなければならないことを教えてください。
公式回答株式会社イーコンプライアンス2024年11月2日 01:57
記録の署名に関しては、電子署名を使用すれば解決します。電子署名は日本においても多くの国々においても法的に認められています。
また手書きの署名を付す場合は、スキャンまたはFAXにより他事業所へ送付することも可能です。印鑑と違って筆跡が原本性を担保しているためです。
手書きによる署名の確認においても、スキャンしpdf化したものまたはFAXにより受け取って実施すれば問題ありません。
pdfに電子署名を付す場合の留意事項は、セキュリティ対策が必要です。
- 電子署名の暗号化: 文書が改ざんされていないことを証明するために、暗号化された電子署名を利用します。署名には適切なセキュリティ証明書が必要であり、これにより文書の信頼性が向上します。
- アクセス制限: PDF文書のアクセスをパスワードで保護し、特定のユーザーのみが閲覧・サインできるように設定します。